Non tutte le persone che hanno partecipato in passato ai miei corsi GTD® hanno applicato il metodo, ma quasi tutti hanno trovato degli spunti di miglioramento nella gestione della propria casella di posta elettronica.
Ad esempio pochissime persone sfruttano correttamente il campo oggetto della email; per questo motivo ci arrivano email che hanno come oggetto qualcosa come “R: R: R: R: Budget”.
Un oggetto di questo tipo non cattura l’attenzione; per capire di che cosa parla l’email è necessario aprirla, cosa che spesso non avviene. Se poi l’email contiene un sacco di testo, e magari dei documenti allegati… la risposta si farà attendere.
Il segreto per catturare l’attenzione dell’interlocutore sta nello scrivere chiaramente la prossima azione che si desidera delegare, specificando anche le conseguenze della mancata risposta. Un esempio? Invece di “R:R:R:R: Budget” scrivete “Luca invia entro venerdì la richiesta di budget, altrimenti perderai i fondi”.
L’effetto di queste piccole modifiche alle email è contagioso; le statistiche elaborate sui partecipanti ai corsi GTD® dimostrano un calo consistente negli anni del numero di email che restano a fare la muffa nelle caselle email delle persone.