Getting Things Done prima di David Allen

Copertina del libro Getting Things Done di Edwin C. Bliss

Chi mi segue da un po’ di tempo sa che ho pubblicato parecchi post in cui ho fatto notare come GTD® sia stato oggetto di innumerevoli tentativi di imitazione, come la Settimana Enigmistica. Approfondendo ho scoperto che anche David Allen si è “ispirato” a fonti precedenti. Guardate l’immagine aggiunta al post; si tratta del libro “Getting Things Done: The ABCs of Time Management” di Edwin C. Bliss, pubblicato per la prima volta nel 1976, e nuovamente nel 1991. Praticamente un quarto di secolo prima di GTD®. Il libro, che potete consultare gratuitamente nell’Internet Archive, https://archive.org , contiene un lungo elenco di trucchi di produttività in ordine alfabetico. Ad esempio questo: “Una scrivania disordinata è una perdita di tempo. Si può perdere tempo a cercare un file importante o a gestire la posta ‘spazzatura’ che avrebbe dovuto essere riciclata. È una distrazione di oggetti diversi che si trovano alla vista e che compromettono il filo dei pensieri. Ci si può concentrare solo su una cosa alla volta: avere sei file urgenti aperti contemporaneamente fa sì che non si presti la massima attenzione a nessuno di essi! Prendetevi 5 minuti alla fine della giornata per liberare la scrivania, mettere via i file e riciclare la posta indesiderata del giorno.”
Niente di nuovo sotto il sole…

Paper anchor e GTD®

L'immagine inizia con un mattino sereno, dove annoti le tue 5 azioni principali per la giornata su un pezzo di carta che rimane ben visibile accanto a te. Al termine della giornata, il pezzo di carta viene appallottolato e gettato via, pronti per iniziare di nuovo il giorno successivo.

Quando si inizia ad applicare GTD® è inevitabile riempire le liste prossime azioni di cose che non saranno mai portate a termine. Ricordo un partecipante a una mia sessione di coaching che aveva una lunghissima lista prossime azioni e aveva deciso di marcare con un asterisco le azioni che considerava urgenti. Purtroppo erano tantissime anche quelle, per cui a un certo punto decise di mettere due asterischi alle azioni “molto urgenti”, per poi dover mettere tre asterischi alle azioni “urgentissime”.

La soluzione definitiva a questo problema è imparare a valutare in maniera oggettiva durante la Weekly Review® quello che riusciremo davvero a fare durante la settimana; nel frattempo puoi provare un rapido sollievo utilizzando la tecnica Paper Anchor (ancora di carta), proposta tra gli altri da Juliet Funt . Applicarla è semplicissimo; al mattino scrivi su un pezzo di carta le 5 azioni che ritieni più importanti per la giornata, e tieni il pezzo di carta bene in vista accanto a te per tutta la giornata. Arrivato a sera appallottola il pezzo di carta e buttalo via, anche se non hai completato le azioni; domattina ne scriverai uno nuovo. Fammi sapere se per te ha funzionato!

Bucket list

Per sette anni ho tenuto corsi GTD® Level 1 sentendo Rosa (il cartoon protagonista dei video del corso) parlare di “bucket lists” per indicare le liste GTD®, ma senza mai capire perché si parlasse di “liste secchio”. Finalmente (meglio tardi che mai…) ho scoperto che il termine fa riferimento all’espressione inglese “before you kick the bucket”, che ha un significato simile al nostro modo di dire “prima di tirare le cuoia”; in pratica prima di morire. Una “Bucket List” è dunque una lista delle cose che vogliamo fare prima di morire. Il termine è stato reso popolare dal film “The Bucket List”, con Jack Nicholson e Morgan Freeman, uscito in Italia con il titolo “Non è mai troppo tardi”. La trama del film segue un ricco signore a cui viene diagnosticato un sarcoma al cervello. Purtroppo, gli restano solo 6 mesi di vita. Consapevole della sua imminente morte e spinto dal suo compagno di stanza in ospedale, che è anch’egli terminale, decide di compilare una lista di cose da fare prima di morire; la Bucket List

GTD® è obsoleto?

immagine che illustra il concetto di sfida nel cercare di trovare il tempo per tutto ciò che sembra importante

Leggo sempre con interesse libri e articoli critici nei confronti di Getting Things Done®. Tra i critici di David Allen che hanno più successo negli ultimi mesi c’è sicuramente Oliver Burkenham, che nel suo Four Thousand Weeks scrive “Il problema di cercare di trovare il tempo per tutto ciò che sembra importante – o solo per una parte sufficiente di ciò che sembra importante – è che sicuramente non ci riuscirete mai. Il motivo non è che non avete ancora scoperto i giusti trucchi per la gestione del tempo o che non vi siete impegnati a sufficienza, o che dovete iniziare ad alzarvi prima, o che siete generalmente inutili. È che il presupposto di fondo è ingiustificato: non c’è motivo di credere che vi sentirete mai ‘on top of things’ o che riuscirete a trovare il tempo per tutto ciò che conta, semplicemente facendo di più.”  

Quello che dice Burkenham è vero, siamo esseri limitati e non riusciremo mai a fare tutto quello che ci piacerebbe ma… questo non è affatto in contraddizione con GTD®! Lo stesso Allen dice infatti che l’efficacia di Getting Things Done® si misura con la nostra capacità di trascorrere del tempo a non fare niente.   

Non sono poi per niente d’accordo con l’approccio che Burkenham propone per migliorare la nostra vita; “Esiste un’alternativa: l’idea, poco di moda ma potente, di lasciare che il tempo si serva di voi, affrontando la vita non come un’opportunità per attuare i vostri piani di successo predeterminati, ma come una questione di risposta alle esigenze del vostro luogo e del vostro momento storico.” In pratica il segreto sarebbe quello di evitare di pianificare, rispondendo in modo reattivo a quello che accade. Una ricetta sicura per il disastro.

Stress-is-enhancing mindset

Per anni, la società e i media (e GTD®) ci hanno condizionato a credere che lo stress sia negativo e da evitare per ottenere una buona salute, ma questo non è necessariamente vero.

Al livello più elementare, la risposta allo stress (cioè il sentirsi stressati) serve a generare movimento in tutti gli esseri viventi.

A volte questo movimento ci aiuta a evitare esperienze negative. Inoltre abbiamo bisogno di questa stessa risposta allo stress e del movimento per superare le avversità e raggiungere gli obiettivi impegnativi che riempiono la nostra vita di significato e scopo. Ma come si fa a sviluppare una nuova mentalità nei confronti dello stress? Alia Crum, professore di psicologia alla Stanford University, ci fornisce i seguenti suggerimenti:

  • Riconoscere lo stress. Imparare a riconoscere lo stress e chiamarlo con il suo nome ci consente di sfruttarlo invece di combatterlo.
  • Trovare il lato positivo dello stress. Noi proviamo stress solo per cose che riteniamo importanti. Lo stress ci consente di connetterci nuovamente con ciò che conta davvero per noi; la sensazione di disagio che proviamo è un sintomo che stiamo usciti dalla nostra zona di comfort e stiamo crescendo.
  • Sfruttare la nostra risposta allo stress. Il corpo risponde agli agenti stressanti con delle modifiche che possono essere sfruttate per brevi periodi allo scopo di concentrarci di più, imparare di più e muoverci con maggiore energia.

Inbox zero

si vede uno schermo di computer che mostra l'Inbox Zero, con elementi in sottofondo che rappresentano una presentazione di Google. È presente anche una figura che somiglia a Merlin Mann mentre tiene un discorso e un libro visibile con il titolo "Inbox Zero". Intorno, ci sono elementi che indicano il passaggio dal lavoro alla vita familiare.

Forse non tutti sanno che il termine Inbox Zero ha avuto origine nell’estate del 2007, quando il blogger Marlin Mann, autore del blog 43 folders e grande fan di GTD®, ha organizzato una presentazione per i dipendenti di Google. I contenuti di quella presentazione sono familiari per tutti i GTDers; ogni volta che visitate la vostra casella di posta, dovreste sistematicamente svuotarla fino a quando non contiene zero messaggi. Chiarite quale azione richiede ogni messaggio: una risposta, un inserimento nella lista delle cose da fare o semplicemente l’archiviazione. Eseguite quell’azione. Ripetete l’operazione fino a quando non rimane più alcuna e-mail. Quindi chiudete la casella di posta e continuate a vivere.

Due anni dopo il suo intervento su Google, Mann ha pubblicato un video online in cui annunciava di aver firmato un contratto per un libro su Inbox Zero (https://vimeo.com/6167737). Il libro non è stato pubblicato. I fan cominciarono a fare domande. Poi, dopo altri due anni, Mann pubblicò un saggio in cui annunciava che avrebbe abbandonato il progetto. Ha lasciato intendere che avrebbe potuto scrivere un altro tipo di libro, un libro sulle cose veramente importanti, ma questo non è mai accaduto. Apparentemente a un certo punto Mann ha pensato che dedicare tutto il suo tempo alla scrittura di un libro in cui non credeva più per compiacere il suo editore non valesse il tempo non dedicato alla sua famiglia, come potete ancore leggere negli ultimi post del suo blog. https://www.43folders.com/2011/04/22/cranking

Le dieci abitudini di ZTD

Mostra un ambiente sereno e organizzato, simboleggiando la semplicità e la tranquillità della ZTD, e integra sottilmente le soluzioni che offre ai problemi comuni incontrati con GTD.

No, non mi sono sbagliato… ZTD è una metodologia di produttività individuale suggerita da Leo Babauta a chi ha problemi a implementare GTD®. Secondo Babauta i problemi che si possono incontrare con GTD® sono cinque:

  1. GTD® richiede l’introduzione contemporanea di troppe nuove abitudini
  2. GTD® non si concentra sull’esecuzione dei task
  3. GTD® ha troppa poca struttura per la maggior parte delle persone
  4. GTD® tende a farci fare troppe cose
  5. GTD® non si concentra abbastanza sui nostri obiettivi

Per risolvere questi problemi Babauta suggerisce di introdurre (una – due alla volta) queste dieci abitudini:

  1. Annotate tutti i compiti, le idee, i progetti o altre informazioni che vi vengono in mente.
  2. Prendete decisioni rapide su ciò che avete annotato, non rimandate.
  3. Elencate ogni settimana gli obiettivi più importanti che volete realizzare e schedulateli. Ogni giorno, create un elenco di 1-3 Most Important Task.
  4. Svolgete un compito alla volta, senza distrazioni
  5. Create semplici liste To-Do, da controllare ogni giorno
  6. Mettete le cose al loro posto, subito, invece di accumularle per ordinarle in seguito.
  7. Rivedete settimanalmente il sistema e gli obiettivi
  8. Riducete i vostri obiettivi e compiti a ciò che è essenziale
  9. Stabilite e mantenete delle routine
  10. Cercate un lavoro che vi appassioni

Il metodo Ivy Lee

Ivy Lee

Come sapete negli ultimi otto anni ho insegnato a molte centinaia di persone a utilizzare il metodo GTD®, pensando che fosse il metodo di produttività migliore disponibile su piazza. Personalmente devo molto a GTD® e al team della David Allen Company; oggi però mi sono convinto che il metodo migliore di produttività… semplicemente non esiste. Ci sono molte idee in circolazione, alcune molto diffuse, altre meno, e chiunque di noi può costruire un metodo personalizzato basandosi sulle pratiche disponibili, a seconda delle proprie necessità. Prendiamo ad esempio un metodo “storico”, il metodo Ivy Lee; è incredibilmente semplice, ma sono certo che può migliorare la produttività di parecchie persone – anche di chi già applica GTD®.  Il metodo risale al 1918, quando Charles Schwab, presidente della Bethlehem Steel Corporation, chiese a un business consultant (Ivy Lee, nella foto) di illustrare ai propri dirigenti un metodo per portare a casa più risultati. Ecco il metodo:

1. Alla fine di ogni giornata lavorativa, scrivete le sei cose più importanti che dovrete realizzare domani. Non scrivete più di sei task.

2. Mettete in priorità questi sei task in base alla loro reale importanza.

3. Iniziando a lavorare il giorno successivo concentratevi solo sul primo compito. Lavorate fino a quando il primo compito è terminato prima di passare al secondo.

4. Affrontate il resto dell’elenco nello stesso modo. Alla fine della giornata, spostate le voci non concluse in un nuovo elenco di sei compiti per il giorno successivo.

5. Ripetete questo processo ogni giorno lavorativo.

Semplice, no? Buon divertimento….

Utilizzo del Pomodoro Core Process

Timer da cucina a forma di pomodoro

Utilizzo il Pomodoro Core Process da molto prima di conoscere GTD®. Anche se penso lo conosciate tutti ne riepilogo i passi principali:

1. Scegliere un task

2. Impostare un Pomodoro Timer a 25 minuti

3. Lavorare sul task fino a quando il timer non suona, quindi marcare il task come completato

4. Fare una breve pausa (iniziare con 5 minuti)

5. Ogni 4 Pomodoro fare una pausa più lunga

Il Pomodoro Core Process è il cuore della Pomodoro Technique, un approccio alla produttività personale “tipo GTD®” ideato da Francesco Cirillo, https://francescocirillo.com/products/the-pomodoro-technique

In passato ho usato il Pomodoro solo in modalità “Deep Work”, ovvero quando dovevo rimanere concentrato per lunghi periodi di tempo, ad esempio per realizzare il materiale di un corso.

Ho deciso di estendere l’uso della tecnica a tutte le attività di una  giornata, corsi esclusi, in modo da valutare con buona precisione a fine giornata quanto tempo ho dedicato alle diverse attività lavorative. Utilizzo per questo scopo una vecchia app gratuita su Mac, che si chiama Pomodoro Desktop e che temo non sia più disponibile. Trovo anche utilissimo il ticchettio di sottofondo dell’app, che mi aiuta a rimanere concentrato ricordandomi che per 25 minuti non devo accettare distrazioni. In un prossimo post vi racconterò in che modo ho integrato il Pomodoro nel mio sistema di organizzazione personale.

Deep Work vs. Shallow Work

immagine che simboleggia il contrasto tra il "Deep Work" e il "Shallow Work" secondo le descrizioni di Cal Newport

Cal Newport descrive in questo post https://www.calnewport.com/blog/2012/11/21/knowledge-workers-are-bad-at-working-and-heres-what-to-do-about-it/ le sue definizioni di Deep Work e Shallow Work.
In particolare il Deep Work è costituito da “attività impegnative dal punto di vista cognitivo che sfruttano la nostra formazione per generare risultati rari e preziosi, e che spingono le nostre capacità ad essere costantemente migliorate”, mentre lo Shallow Work è costituito da “compiti che quasi tutti, con un minimo di formazione, possono svolgere (risposte alle e-mail, pianificazione logistica, utilizzo dei social media e così via). Questo lavoro è attraente perché è facile, il che ci fa sentire produttivi, ed è ricco di interazioni personali, che ci piacciono”. Sempre secondo Cal Newport “questo tipo di lavoro (Shallow Work, ndt) è in definitiva vuoto. Non possiamo trovare vera soddisfazione in sforzi facilmente replicabili, né possiamo aspettarci che tali sforzi siano alla base di una carriera di rilievo”. In un altro post Cal Newport afferma che GTD® serve solo per lo Shallow Work, e dal momento che lo Shallow Work è in definitiva vuoto, allora GTD® non serve a niente. Secondo me l’intero ragionamento è superficiale; lo stesso lavoro può essere Shallow per una persona esperta, dal momento che molti processi cognitivi sono diventati automatici, e Deep per una persona inesperta, che è costretta a riflettere su ogni elemento di lavoro. Di conseguenza nessun giudizio di valore su queste due tipologie di lavoro è ammissibile, e GTD® risulta utile a chiunque per gestire più facilmente la parte Shallow delle proprie attività liberando così risorse per la parte Deep.