Categoria: GTD

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Un modo diverso di gestire le liste

Anche Carl Pullein, in passato fan sfegatato di GTD® (è la persona che mi ha fatto conoscere il metodo) ha abbandonato le liste basate sui contesti. Nel suo nuovo Time Sector Method i task sono organizzati basandosi sulla data di scadenza:

  • – task della settimana in corso (che poi giornalmente vengono spostati sul calendario)
  • – task della prossima settimana
  • – task del mese in corso
  • – task del prossimo mese
  • – task di lungo periodo

Mi ha colpito il fatto che si tratta pressappoco dello stesso sistema utilizzato nel metodo Bullet Journal, che sto applicando con successo da poco più di un anno. Nel Bullet Journal abbiamo infatti:

  • – Diario del futuro
  • – Diario del mese
  • – Diario giornaliero

che implementano più o meno lo stesso descritto da Pullein.

Pullein ha abolito nel suo sistema il concetto di progetto, trovandolo inutile. Nel libro “Il Metodo Bullet Journal” Ryder Carroll suggerisce invece di trattare i progetti esattamente come i task, suddividendoli poi in task più piccoli in ogni mese / settimana / giorno.

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Checklist di fine giornata

una casa-ufficio accogliente all'imbrunire con un'atmosfera calda e stimolante. Una grande scrivania rustica in legno domina la stanza.

I miei amici di Next Action Associates – il più grande distributore di formazione GTD® del mondo – hanno pubblicato nella loro newsletter questa doppia checklist per la chiusura della giornata lavorativa e l’avvio delle attività personali.

La riporto qui così come l’hanno pubblicata loro (a parte la traduzione in italiano), sperando che possa esservi utile.

Parte I – chiusura della giornata lavorativa

  • Esegui un Mind Sweep GTD® per catturare tutto quello che ancora ti ronza in testa
  • Dai un’ultima scansione “di emergenza” alle email
  • Disattiva tutti i sistemi di invio di notifiche collegate al lavoro
  • Controlla il calendario di domani
  • Metti in ordine la scrivania

Parte II – avvio delle attività personali

  • Attiva le abitudini / routine di fine giornata (meditazione, palestra, corsa, passeggiata con il cane…)
  • Controlla i “punti di raccolta” personali
  • Attiva le liste prossime azioni per i ruoli che ricopri nella tua vita personale

Può essere utile inserire nella parte II della checklist delle liste di azioni destinate a introdurre un po’ di varietà e di divertimento nel tuo mondo (ricette da preparare, ristoranti da visitare, film da vedere….)

A questo punto non ci resta che augurare a tutti i colleghi Otsukaresama deshita, ovvero… grazie per il vostro duro lavoro.

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La mappa della fiducia

Vi ricordate la mappa GTD-Q, quella in cui David Allen analizza il rapporto tra controllo e prospettiva, definendo i quattro quadranti vittima, micro-manager, crazy maker e Captain e Commander? Beh, negli ultimi giorni mi sono imbattuto nella “Confidence Map”, un modello sviluppato da Peter Atwater, ricercatore dell’università del Delaware, che sembra la versione 2.0 della mappa GTD-Q.

Atwater definisce la fiducia (confidence) come la presenza contemporanea di certezza e controllo; la certezza è definita come la consapevolezza di ciò che sta per accadere, mentre il controllo è definito come la nostra capacità di intervento in una specifica situazione. I quattro quadranti della matrice descrivono quattro realtà diverse, caratterizzate da comportamenti e culture diverse.

Partiamo da Stress Center, il quadrante caratterizzato da bassa certezza e basso controllo; si tratta di un luogo virtuale in cui individui, aziende o clienti possono trovarsi all’improvviso e senza alcuna preparazione. È lo stato in cui ci siamo trovati durante la pandemia COVID. Chi si trova nello Stress Center vuole uscirne al più presto possibile, e per farlo in genere si affida a un leader che promette di risolvere il problema. In questo modo manteniamo un basso livello di controllo, ma otteniamo maggiore certezza, e finiamo nel quadrante “Passenger Seat”.

Il quadrante “Passenger Seat” è pericoloso, perché sia nelle organizzazioni che nella politica tende a far emergere leader autoritari che si mettono “al volante”. Per questo motivo a un certo punto le persone nel “Passenger Seat” iniziano a sentirsi prigioniere, e possono decidere di barattare la sicurezza con il controllo facendo un salto nel quadrante “Launch Pad”.

Il quadrante Launch Pad è quello in cui sono finito – e in cui sono tuttora – quando ho iniziato a lavorare in E-quality Italia.

Come si fa, allora, a raggiungere il quadrante “Comfort Zone”? Le strade sono due; fare un sacco di pratica per aumentare la propria sicurezza, o chiedere aiuto a chi ne sa più di noi. Ma attenzione, perché questo quadrante rischia di indebolire il nostro spirito critico ed esporci ad errori…

E voi in quale quadrante vi trovate oggi?

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Tiago Forte, ma cosa dici?

Visualizza-la-differenza-tra-la-memoria-di-lavoro-e-la-memoria-a-lungo-termine-negli-esseri-umani.

Oggi ho letto due brani di Tiago Forte che decisamente non condivido. Ecco il primo (originale in inglese, traduzione mia).

Ho preso in mano Getting Things Done di David Allen dopo averlo visto sulla libreria di un amico. In una delle prime pagine ho trovato una citazione che ha cambiato la mia vita: “La tua mente è fatta per avere idee, non per trattenerle”.
Una volta che l’ho capita, mi sono reso conto che era l’esatto contrario di tutto ciò che mi era stato insegnato. La scuola mi aveva insegnato a memorizzare fatti e a rigurgitarli a comando (….) Questa citazione mi ha insegnato un nuovo modo di vedere il mio cervello: come generatore di nuovi pensieri e idee, lasciando a qualcun altro il compito di conservarli.

Tiago Forte

Si tratta di un errore di interpretazione grossolano. Quando David Allen parla di mente sta parlando della nostra memoria di lavoro, non della nostra memoria di lungo termine. La nostra memoria di lavoro, come abbiamo detto più volte, riesce a trattenere pochi concetti per volta, e se la usiamo per le preoccupazioni e i pensieri ricorrenti non ne resta più per le attività più importanti. La nostra memoria di lungo termine, invece, ha una capacità pressoché illimitata, e noi non saremmo capaci di “generare nuovi pensieri e idee” se la nostra memoria non fosse piena dei concetti che abbiamo acquisito nel tempo. Sono sicuro che Tiago Forte non crede davvero in quello che scrive.

Il secondo brano è tratto dal libro “The PARA method”. Come al solito la traduzione è mia, il libro per ora è solo in inglese.

“Per decenni ci siamo chiamati “Knowledge Worker”, basandoci sul fatto che la conoscenza era la nostra risorsa principale. A più di sessant’anni dalla nascita di questo termine, l’era dei knowledge worker sta finalmente volgendo al termine. La conoscenza è diventata una commodity ed è stata resa universalmente accessibile, prima attraverso i motori di ricerca e ora grazie a un’intelligenza artificiale sempre più avanzata. Ciò significa che non c’è più alcun vantaggio nel conoscere un particolare pezzo di conoscenza. Stiamo entrando nell’era del lavoratore della saggezza.”

The PARA method, Tiago Forte

Ecco cosa c’è che non va:

1 – Ci chiamiamo Knowledge Worker perché utilizziamo la nostra conoscenza per produrre nuove informazioni o per aumentare la qualità delle informazioni esistenti, non perché la conoscenza è la nostra risorsa principale.

2 – Non è vero che la conoscenza è diventata una commodity, è l’informazione a essere diventata una commodity, e neanche sempre. Tra le due passa una differenza enorme; l’informazione è un dato registrato su un supporto, mentre la conoscenza rappresenta il sapere come agire in un determinato contesto.

Io conosco l’informazione E=mc2, ma non ho la minima idea di che cosa posso farci. In generale se non ho in testa una struttura di concetti a cui agganciare le informazioni che ricevo queste ultime sono del tutto inutili. E di conseguenza non è vero che possedere la conoscenza non fornisce alcun vantaggio.

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Sfruttare l’oggetto delle email

Rappresentazione astratta del concetto di Inbox Zero, con un'immagine di un ambiente sereno e privo di disordine, che simboleggia pace e produttività.

Non tutte le persone che hanno partecipato in passato ai miei corsi GTD® hanno applicato il metodo, ma quasi tutti hanno trovato degli spunti di miglioramento nella gestione della propria casella di posta elettronica.

Ad esempio pochissime persone sfruttano correttamente il campo oggetto della email; per questo motivo ci arrivano email che hanno come oggetto qualcosa come “R: R: R: R: Budget”.

Un oggetto di questo tipo non cattura l’attenzione; per capire di che cosa parla l’email è necessario aprirla, cosa che spesso non avviene. Se poi l’email contiene un sacco di testo, e magari dei documenti allegati… la risposta si farà attendere.

Il segreto per catturare l’attenzione dell’interlocutore sta nello scrivere chiaramente la prossima azione che si desidera delegare, specificando anche le conseguenze della mancata risposta. Un esempio? Invece di “R:R:R:R: Budget” scrivete “Luca invia entro venerdì la richiesta di budget, altrimenti perderai i fondi”.

L’effetto di queste piccole modifiche alle email è contagioso; le statistiche elaborate sui partecipanti ai corsi GTD® dimostrano un calo consistente negli anni del numero di email che restano a fare la muffa nelle caselle email delle persone.

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GTD® come cantina dei vini

Nel suo Personal Kanban Jim Benson dice di essere fortemente contrario alle liste To-Do, dal momento che non permettono a chi le usa di comprendere chiaramente il contesto in cui si trova, e non consentono neanche di capire quanto lavoro sia stato portato a termine fino a questo momento.

Nonostante questo giudizio negativo sulle liste Jim Benson si dichiara un entusiasta di GTD®; come mettere insieme le due affermazioni? Semplice; Jim Benson utilizza GTD® come la “cantina dei vini” (parole sue) dei nostri progetti.

In pratica secondo Benson le attività che stiamo davvero portando avanti dovrebbero essere riportate sulle nostre kanban board, mentre le attività in attesa possono essere memorizzate in un insieme ben strutturato di liste.

Anche Jim Benson, come Leo Babauta, l’autore di Zen To Done (ZTD) vede in GTD® non tanto un sistema per portare a termine le nostre attività (“Getting Things Done”), ma un sistema per organizzare le cose che vorremmo fare (“Getting Things Organized”).

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Natural Planning Model con ChatGPT

Una persona che si trova su un palco di fronte a un pubblico numeroso e che tiene una board Kanban trionfalmente sopra la propria testa.

David Allen lo chiama Natural Planning Model, Mike Williams lo chiama Project Clarity Map; in ambedue i casi è un processo che utilizziamo per generare una lista di azioni future e/o prossime azioni a partire da un risultato desiderato (progetto). I passi del processo secondo David Allen sono:

  1. Scopo e principi
  2. Visione
  3. Brainstorming
  4. Organizzare
  5. Prossime azioni

Si tratta di un esercizio utile per i progetti più complessi, e che si può fare anche in team; da oggi possiamo farci aiutare da Large Language Model come ChatGPT. Guardate cosa ho ottenuto oggi con Achieve AI, un’app gratuita disponibile sullo store di Chat GPT.

Io ho inserito il titolo di un progetto (più che un progetto al livello 1 è un traguardo a livello 3, ma il concetto è lo stesso):

Vorrei diventare il riferimento per la formazione e il coaching Kanban in Italia!

Luca

Ed ecco cosa ha risposto Achieve AI:

È un obiettivo davvero audace e stimolante diventare il punto di riferimento per la formazione e il coaching Kanban in Italia. Vediamo come possiamo strutturare questo percorso.

Visione a 10 Anni

Diventare il leader indiscusso nella formazione e nel coaching Kanban in Italia, riconosciuto per l’innovazione didattica, l’efficacia dei programmi formativi e la capacità di influenzare positivamente le organizzazioni e i professionisti nel settore.

Piano Triennale

Anno 1: Costruzione delle Fondamenta

  • Milestones:
    1. Ottenere certificazioni avanzate in Kanban.
    2. Sviluppare un curriculum di formazione unico.
    3. Avviare un blog/vlog per condividere insights e best practices su Kanban.
    4. Costruire una rete di contatti con professionisti e aziende interessate al Kanban.

Anno 2: Espansione e Riconoscimento

  • Milestones:
    1. Lanciare i primi corsi ufficiali e workshop.
    2. Ottenere recensioni positive e testimonianze.
    3. Iniziare collaborazioni con aziende per formazioni interne.
    4. Partecipare come speaker a eventi di settore per aumentare la visibilità.

Anno 3: Consolidamento e Innovazione

  • Milestones:
    1. Ampliare l’offerta formativa con corsi avanzati e specializzazioni.
    2. Creare una community online per supporto continuo e networking.
    3. Avviare una partnership con un’organizzazione internazionale Kanban.
    4. Innovare l’approccio formativo con tecnologie emergenti e metodologie interattive.

Milestones per Quest’Anno

  1. Ottenere certificazioni avanzate in Kanban: Iscriversi e completare corsi avanzati entro i prossimi 6 mesi.
  2. Sviluppare un curriculum di formazione unico: Definire i moduli principali del corso, includendo case studies e esercizi pratici, entro 9 mesi.
  3. Avviare un blog/vlog: Pianificare una strategia di contenuto e pubblicare i primi articoli o video entro 3 mesi.
  4. Costruire una rete di contatti: Partecipare a eventi di settore, incontri online e forum di discussione per iniziare a costruire una rete entro 12 mesi.

Compiti per Raggiungere i Milestones

  • Per le Certificazioni:
    • Ricerca dei migliori corsi disponibili.
    • Pianificazione dello studio e iscrizione ai corsi.
    • Dedicare ore settimanali allo studio.
  • Per lo Sviluppo del Curriculum:
    • Analisi dei bisogni formativi specifici del mercato italiano.
    • Sviluppo di moduli didattici e materiali di supporto.
    • Test dei materiali con un piccolo gruppo di professionisti per feedback.
  • Per il Blog/Vlog:
    • Definizione dei temi chiave e pianificazione dei contenuti.
    • Sviluppo di una routine di produzione e pubblicazione.
    • Promozione dei contenuti sui social media e tramite la rete di contatti.
  • Per la Rete di Contatti:
    • Identificazione di eventi, conferenze e forum rilevanti.
    • Partecipazione attiva e contributo con contenuti di valore.
    • Networking attivo e follow-up dopo gli incontri.

Ora, creerò un’immagine ispiratrice di te che celebra il raggiungimento del tuo obiettivo!

Ecco l’immagine ispiratrice del tuo traguardo! Immagina questo momento di successo e tienilo come punto di riferimento mentre lavori verso il tuo obiettivo. Ricorda che ogni passo che compi oggi ti avvicina a questa realtà. Se hai bisogno di ulteriori consigli o supporto lungo il tuo percorso, sono qui per aiutarti.

Achieve AI

Interessante, no? Cosa ne pensate?

P.S. ho già completato tre milestone su quattro dell’anno 1, ed è solo il 5 marzo…

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Esperimenti di produttività individuale

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Esattamente un anno fa ho iniziato a utilizzare il metodo Bullet Journal come supporto alla mia applicazione del metodo GTD®. Insieme a GTD® e Bullet Journal ho studiato e sperimentato tecniche ed approcci provenienti da altri autori; Personal Kanban, di Jim Benson e Tonianne DeMaria Barry, DTD di Mike Williams e PARA di Tiago Forte, ma anche Francesco Cirillo con la sua Pomodoro Technique, Nir Eyal con il suo Indistractable., e tanti altri. In una nuova serie di post vi racconterò che cosa ne è uscito fuori.

Aree di responsabilità

Livello 2 degli orizzonti di attenzione GTD®, oggi lo uso molto meno. Secondo me le aree di responsabilità servono solo a verificare quanto tempo dedichiamo a ciascuna delle “fette” della nostra vita; senza farla tanto complicata tengo sotto controllo tre “fette” denominate Io, Famiglia e Lavoro, e verifico quanto tempo dedico ogni settimana a ciascuna fetta.

Calendario

L’uso che faccio del calendario è rimasto sostanzialmente inalterato. Uso Google Calendar, sincronizzato con iCal e con Todoist, per la gestione dei miei impegni quotidiani. Le persone che vogliono prendere un appuntamento direttamente sul mio calendario possono farlo utilizzando Calendly. Non uso appuntamenti a giornata intera. Applico le tecniche del Timeboxing e del Timeblocking, insieme alla Pomodoro technique (vedi più avanti).

Chiarire

Secondo passo del workflow GTD®, fino a un anno fa lo consideravo fondamentale, oggi non lo applico praticamente più. Consiste nel trasformare ciò che è stato intercettato (vedi) in modo da ricondurlo a sei categorie fondamentali; cestino, riferimento, incubazione, azione delegata, progetto, prossima azione. Oggi ciò che è stato intercettato resta nel mio diario giornaliero sul mio Bullet Journal (vedi) e viene eventualmente migrato in seguito (vedi) in un’altra pagina.

Liste 

In GTD® esistono quattro liste fondamentali (Progetti, Prossime Azioni, In attesa, Calendario) e due liste opzionali (Agenda e Un giorno / Può darsi). Un anno fa avevo tutte le liste su Todoist (vedi), oggi non ho più le liste GTD®, ma una sequenza di Diari Giornalieri (vedi) in cui registro azioni, note, stati d’animo ed eventi.  

Pomodoro Technique

Come sapete questa tecnica consiste nell’alternare intervalli di lavoro concentrato della durata di 25’ con pause della durata di 5’. Ogni quattro pomodori da 25’ faccio una pausa lunga di 20. Utilizzo come app a supporto di Pomodoro BeFocused, che sincronizza i miei dati su Mac, iPhone e Apple Watch. Di BeFocused trovo indispensabile il ticchettio dell’app che simula quello del pomodoro da cucina, e mi ricorda che non devo distrarmi. Sono anche molto utili i report del tempo che ho impiegato per svolgere una certa attività e che mi consentono di stimare la durata del mio lavoro con buona precisione. Il concetto di Workbeat in Doing To Done è molto simile (vedi).

Progetti

In GTD® un progetto è un risultato costituito da più passi che può essere raggiunto al massimo entro un anno.

La lista progetti è una delle liste fondamentali di GTD®; oggi come oggi la uso molto meno di una volta. Questo perché applico un suggerimento di Tiago Forte; un progetto è veramente tale se ha una data di scadenza fissa, altrimenti non è un progetto (secondo Tiago Forte è un sogno, non sono d’accordo). Il materiale relativo ai progetti è archiviato su cartelle della mia posta elettronica e/o su cartelle del file system del mio Mac, in accordo con la lettera P del sistema PARA (vedi)

Timeboxing

Questa tecnica consiste nel riservare un intervallo di tempo avendo deciso a priori per cosa si intende utilizzarlo. Utilizzo questa tecnica insieme alla tecnica Pomodoro (vedi)

Timeblocking

Questa tecnica consiste nel riservare un intervallo di tempo senza specificare per cosa lo si utilizzerà. In genere quando ho una giornata di tempo discrezionale a mia disposizione la blocco per evitare che persone richiedano appuntamenti utilizzando Calendly.

Workbeat

Tecnica proposta da Mike Williams in Doing To Done che consiste nell’individuare nel corso della giornata intervalli di tempo caratterizzati da un’intenzione specifica; gli intervalli possono durare cinque minuti, quindici minuti o più di quindici minuti. Ogni intervallo inizia in modo consapevole (IN), prosegue con l’esecuzione di un’attività specifica (DO) e termina con il riconoscimento di aver completato l’attività (WIN)

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Chat e GTD®

un'illustrazione digitale minimalista che rappresenta il concetto di gestione degli input della chat come se qualcuno entrasse in un ufficio e cominciasse a parlare

Durante un corso GTD® i partecipanti mi hanno chiesto come devono essere gestiti gli input che arrivano via chat. La risposta è molto semplice; da tutti i punti di vista la chat deve essere gestita come se una persona fosse entrata nel nostro ufficio e avesse cominciato a parlare. Questo significa che eventuali input significativi emersi durante la chat dovranno essere catturati utilizzando uno strumento di cattura, ad esempio eseguendo una cattura schermo, ed essere processati in seguito utilizzando la “solita” mappa per chiarire.

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Getting Things Done prima di David Allen

Copertina del libro Getting Things Done di Edwin C. Bliss

Chi mi segue da un po’ di tempo sa che ho pubblicato parecchi post in cui ho fatto notare come GTD® sia stato oggetto di innumerevoli tentativi di imitazione, come la Settimana Enigmistica. Approfondendo ho scoperto che anche David Allen si è “ispirato” a fonti precedenti. Guardate l’immagine aggiunta al post; si tratta del libro “Getting Things Done: The ABCs of Time Management” di Edwin C. Bliss, pubblicato per la prima volta nel 1976, e nuovamente nel 1991. Praticamente un quarto di secolo prima di GTD®. Il libro, che potete consultare gratuitamente nell’Internet Archive, https://archive.org , contiene un lungo elenco di trucchi di produttività in ordine alfabetico. Ad esempio questo: “Una scrivania disordinata è una perdita di tempo. Si può perdere tempo a cercare un file importante o a gestire la posta ‘spazzatura’ che avrebbe dovuto essere riciclata. È una distrazione di oggetti diversi che si trovano alla vista e che compromettono il filo dei pensieri. Ci si può concentrare solo su una cosa alla volta: avere sei file urgenti aperti contemporaneamente fa sì che non si presti la massima attenzione a nessuno di essi! Prendetevi 5 minuti alla fine della giornata per liberare la scrivania, mettere via i file e riciclare la posta indesiderata del giorno.”
Niente di nuovo sotto il sole…