Venerdì, giorno di Weekly Review®, croce e delizia di tutti i fan di GTD®! Vi voglio svelare un segreto; qualche anno fa ho partecipato a un incontro ad Amsterdam con gli altri coach e trainer GTD®, abbiamo fatto un sondaggio e in media i partecipanti facevano la Weekly Review®… una volta ogni quattro settimane. Insomma, nessuno è perfetto. Proviamo a semplificarci la vita mettendo in priorità gli 11 step della Review.
- Step 1 – Radunate materiale e fogli sparsi. Bassa priorità. Oggi come oggi abbiamo pochissimo materiale e fogli sparsi, e in ogni caso possiamo metterli a posto in qualsiasi momento, senza sprecare le energie destinate alla Review.
- Step 2 – Svuotate le inbox. Bassa priorità. Questa attività va fatta poco alla volta ogni giorno, non ha senso sprecare tempo ed energie qui.
- Step 3 – Sgomberate la mente. Bassa priorità. Fate Mind Sweep quando ne sentite il bisogno, magari ogni mattina, non necessariamente prima della Review.
- Step 4 – Passate in rassegna le liste Prossime Azioni. Alta priorità. Probabilmente nelle vostre liste prossime azioni si nascondono attività che stanno diventando urgenti e dovrebbero essere inserite nel calendario della prossima settimana.
- Step 5 – Ricontrollate i dati vecchi sul calendario. Alta priorità. Probabilmente non tutte le attività che avete sul calendario della settimana sono state completate, agite adesso che ancora vi ricordate come sono andate le cose.
- Step 6 – L’agenda futura. Alta priorità. È probabile che nelle prossime 3-4 settimane ci siano impegni che richiedono la vostra attenzione oggi, e Prossime Azioni nella settimana entrante.
- Step 7 – Riprendete la lista “In attesa”. Alta priorità. È probabile che dobbiate sollecitare qualcuno che deve fare qualcosa per voi e ancora non lo ha fatto.
- Step 8 – Revisionate le liste “Progetti” e “Grandi Obiettivi”. Alta priorità. È molto probabile che durante la settimana le attività quotidiane vi abbiano distratto dai vostri progetti. Guardateli attentamente uno per uno e stabilite come agire durante la prossima settimana.
- Step 9 – Passate in rassegna ogni checklist rilevante. Inutile. È sufficiente collegare le checklist al calendario per essere avvisati automaticamente della necessità di attivarne una. Non c’è bisogno di utilizzare il tempo della Review.
- Step 10 – Ricontrollate la lista Prima o Poi / Forse. Bassa priorità, almeno per me. Difficile che gli elementi della lista “Prima o poi / Forse” si attivino a comando ogni settimana. Una lettura mensile dovrebbe essere sufficiente.
- Step 11 – Siate creativi, ma anche coraggiosi. Bassa priorità; non c’è bisogno di aspettare la Weekly Review per essere creativi e coraggiosi!
Con questi suggerimenti riesco a completare ogni settimana la Weekly Review in 30′. Buona review!