Le dieci abitudini di ZTD

Mostra un ambiente sereno e organizzato, simboleggiando la semplicità e la tranquillità della ZTD, e integra sottilmente le soluzioni che offre ai problemi comuni incontrati con GTD.

No, non mi sono sbagliato… ZTD è una metodologia di produttività individuale suggerita da Leo Babauta a chi ha problemi a implementare GTD®. Secondo Babauta i problemi che si possono incontrare con GTD® sono cinque:

  1. GTD® richiede l’introduzione contemporanea di troppe nuove abitudini
  2. GTD® non si concentra sull’esecuzione dei task
  3. GTD® ha troppa poca struttura per la maggior parte delle persone
  4. GTD® tende a farci fare troppe cose
  5. GTD® non si concentra abbastanza sui nostri obiettivi

Per risolvere questi problemi Babauta suggerisce di introdurre (una – due alla volta) queste dieci abitudini:

  1. Annotate tutti i compiti, le idee, i progetti o altre informazioni che vi vengono in mente.
  2. Prendete decisioni rapide su ciò che avete annotato, non rimandate.
  3. Elencate ogni settimana gli obiettivi più importanti che volete realizzare e schedulateli. Ogni giorno, create un elenco di 1-3 Most Important Task.
  4. Svolgete un compito alla volta, senza distrazioni
  5. Create semplici liste To-Do, da controllare ogni giorno
  6. Mettete le cose al loro posto, subito, invece di accumularle per ordinarle in seguito.
  7. Rivedete settimanalmente il sistema e gli obiettivi
  8. Riducete i vostri obiettivi e compiti a ciò che è essenziale
  9. Stabilite e mantenete delle routine
  10. Cercate un lavoro che vi appassioni

Il metodo Ivy Lee

Ivy Lee

Come sapete negli ultimi otto anni ho insegnato a molte centinaia di persone a utilizzare il metodo GTD®, pensando che fosse il metodo di produttività migliore disponibile su piazza. Personalmente devo molto a GTD® e al team della David Allen Company; oggi però mi sono convinto che il metodo migliore di produttività… semplicemente non esiste. Ci sono molte idee in circolazione, alcune molto diffuse, altre meno, e chiunque di noi può costruire un metodo personalizzato basandosi sulle pratiche disponibili, a seconda delle proprie necessità. Prendiamo ad esempio un metodo “storico”, il metodo Ivy Lee; è incredibilmente semplice, ma sono certo che può migliorare la produttività di parecchie persone – anche di chi già applica GTD®.  Il metodo risale al 1918, quando Charles Schwab, presidente della Bethlehem Steel Corporation, chiese a un business consultant (Ivy Lee, nella foto) di illustrare ai propri dirigenti un metodo per portare a casa più risultati. Ecco il metodo:

1. Alla fine di ogni giornata lavorativa, scrivete le sei cose più importanti che dovrete realizzare domani. Non scrivete più di sei task.

2. Mettete in priorità questi sei task in base alla loro reale importanza.

3. Iniziando a lavorare il giorno successivo concentratevi solo sul primo compito. Lavorate fino a quando il primo compito è terminato prima di passare al secondo.

4. Affrontate il resto dell’elenco nello stesso modo. Alla fine della giornata, spostate le voci non concluse in un nuovo elenco di sei compiti per il giorno successivo.

5. Ripetete questo processo ogni giorno lavorativo.

Semplice, no? Buon divertimento….

Utilizzo del Pomodoro Core Process

Timer da cucina a forma di pomodoro

Utilizzo il Pomodoro Core Process da molto prima di conoscere GTD®. Anche se penso lo conosciate tutti ne riepilogo i passi principali:

1. Scegliere un task

2. Impostare un Pomodoro Timer a 25 minuti

3. Lavorare sul task fino a quando il timer non suona, quindi marcare il task come completato

4. Fare una breve pausa (iniziare con 5 minuti)

5. Ogni 4 Pomodoro fare una pausa più lunga

Il Pomodoro Core Process è il cuore della Pomodoro Technique, un approccio alla produttività personale “tipo GTD®” ideato da Francesco Cirillo, https://francescocirillo.com/products/the-pomodoro-technique

In passato ho usato il Pomodoro solo in modalità “Deep Work”, ovvero quando dovevo rimanere concentrato per lunghi periodi di tempo, ad esempio per realizzare il materiale di un corso.

Ho deciso di estendere l’uso della tecnica a tutte le attività di una  giornata, corsi esclusi, in modo da valutare con buona precisione a fine giornata quanto tempo ho dedicato alle diverse attività lavorative. Utilizzo per questo scopo una vecchia app gratuita su Mac, che si chiama Pomodoro Desktop e che temo non sia più disponibile. Trovo anche utilissimo il ticchettio di sottofondo dell’app, che mi aiuta a rimanere concentrato ricordandomi che per 25 minuti non devo accettare distrazioni. In un prossimo post vi racconterò in che modo ho integrato il Pomodoro nel mio sistema di organizzazione personale.

Logoterapia

Victor Frankl nel 1985

La logoterapia è una scuola di psicoterapia scientificamente fondata sulla convinzione che la ricerca di un significato anche in mezzo all’infelicità possa costituire una potenziale soluzione alla sofferenza umana. 

La scuola è stata fondata da Victor Frankl dopo la sua tragica esperienza nei campi di sterminio nazisti; nel 1942, appena nove mesi dopo il matrimonio, Frankl e la sua famiglia furono inviati nel campo di concentramento di Theresienstadt. Suo padre morì lì per fame e polmonite. Nel 1944, Frankl e i membri superstiti della sua famiglia furono trasportati ad Auschwitz, dove la madre e il fratello furono uccisi nelle camere a gas. La moglie morì successivamente di tifo a Bergen-Belsen. Frankl trascorse tre anni in quattro campi di concentramento. 

Secondo Frankl il significato può essere trovato creando un’opera, amando qualcuno o adottando un atteggiamento diverso nei confronti della sofferenza inevitabile. 

La logoterapia viene oggi utilizzata per diversi scopi, tra cui la cura delle dipendenze, del dolore e del senso di colpa, l’ansia, il lutto e la depressione. Man’s search for meaning, il libro che racconta le esperienze di Frankl nei campi di sterminio, ha venduto milioni di copie.

Deep Work vs. Shallow Work

immagine che simboleggia il contrasto tra il "Deep Work" e il "Shallow Work" secondo le descrizioni di Cal Newport

Cal Newport descrive in questo post https://www.calnewport.com/blog/2012/11/21/knowledge-workers-are-bad-at-working-and-heres-what-to-do-about-it/ le sue definizioni di Deep Work e Shallow Work.
In particolare il Deep Work è costituito da “attività impegnative dal punto di vista cognitivo che sfruttano la nostra formazione per generare risultati rari e preziosi, e che spingono le nostre capacità ad essere costantemente migliorate”, mentre lo Shallow Work è costituito da “compiti che quasi tutti, con un minimo di formazione, possono svolgere (risposte alle e-mail, pianificazione logistica, utilizzo dei social media e così via). Questo lavoro è attraente perché è facile, il che ci fa sentire produttivi, ed è ricco di interazioni personali, che ci piacciono”. Sempre secondo Cal Newport “questo tipo di lavoro (Shallow Work, ndt) è in definitiva vuoto. Non possiamo trovare vera soddisfazione in sforzi facilmente replicabili, né possiamo aspettarci che tali sforzi siano alla base di una carriera di rilievo”. In un altro post Cal Newport afferma che GTD® serve solo per lo Shallow Work, e dal momento che lo Shallow Work è in definitiva vuoto, allora GTD® non serve a niente. Secondo me l’intero ragionamento è superficiale; lo stesso lavoro può essere Shallow per una persona esperta, dal momento che molti processi cognitivi sono diventati automatici, e Deep per una persona inesperta, che è costretta a riflettere su ogni elemento di lavoro. Di conseguenza nessun giudizio di valore su queste due tipologie di lavoro è ammissibile, e GTD® risulta utile a chiunque per gestire più facilmente la parte Shallow delle proprie attività liberando così risorse per la parte Deep.

Accountability

La vita non smette mai di fornirci input. Ogni volta che riceviamo un input spiacevole possiamo adottare un comportamento da vittima e dire a noi stessi “capitano tutte a me!”, oppure possiamo adottare un comportamento proattivo, e dirci “OK, ho ricevuto un input spiacevole. Posso agire per migliorare la situazione?”. Probabilmente nel 90% dei casi la risposta è negativa, ma il restante 10% è sufficiente per consentirci di dare il nostro contributo e fare la differenza.

In pratica si tratta di prendere l’abitudine di inserire un momento di riflessione tra la ricezione di un input e la nostra reazione. David Allen chiama questo momento di riflessione “chiarire”, Juliet Funt lo chiama “the Wedge (il cuneo)”, mentre Stephen Covey chiama questa abitudine “Sii proattivo”

Chunking

L'immagine mostra un cervello umano. Al centro del cervello, si trova il numero "4".

L’immagine che ho riportato nel post è presa dalla presentazione ufficiale del metodo GTD®, presentazione che ho utilizzato tante volte negli ultimi anni. Secondo gli autori la slide rappresenta il numero di pensieri che possono essere contemporaneamente presenti nella nostra coscienza. Le cose non stanno proprio così. Gli studi originali fanno riferimento al numero di input che si suggerisce di presentare in qualsiasi interfaccia utente allo scopo di facilitare l’assorbimento delle informazioni. Sembra sia più efficace fornire le informazioni in quattro blocchi (o sette, a seconda degli autori); questa tecnica prende il nome di “chunking”. In pratica invece di fornire la stringa “abcdefghijkl” risulterebbe più efficace fornire “abc” “def” “ghi” “jkl”. Qualunque utilizzo di questa ricerca al di fuori della progettazione di interfacce utente non è considerato corretto.,

Interstitial journaling

persona che scrive su un quaderno avendo accanto un macbook

L’Interstitial Journaling (IJ) è stato introdotto da Tony Stubblebine, il CEO di Medium. L’idea di base è molto semplice; invece di tener traccia delle cose da fare con una To-Do List, ne teniamo traccia con un diario, cartaceo o digitale. Si tratta di introdurre nelle nostre routine una piccola abitudine aggiuntiva; ogni volta che cambiamo contesto annotiamo su carta o in modo digitale le seguenti informazioni:

  1. L’orario
  2. Riflessioni sull’attività appena terminata
  3. Riflessioni sulla prossima attività a cui vi dedicherete

Questa idea semplicissima mi sembra geniale, e inizierò ad applicarla oggi stesso. I benefici sembrano numerosi:

  • pianificazione accurata della prossima azione, e del relativo materiale di riferimento
  • registrazione delle lezioni apprese dalle attività precedenti
  • tracking del tempo impiegato in ogni azione
  • tracking del tempo perso per interruzioni e distrazioni
  • consapevolezza dei cambi contesto, ecc…

Per ulteriori approfondimenti potete leggere questo articolo di Ryder Carroll in cui l’autore mostra come incorporare l’Interstitial Journaling nel metodo Bullet Journal, o l’articolo originale di Tony Stubblebine.

Ciclo In – Do – Win

L'immagine illustra il ciclo In-Do-Win di Mike Williams

Il concetto di Work Beat è uno dei fondamenti del metodo di produttività individuale “Doing To Done™” di Mike Williams. In pratica Doing To Done suggerisce di diventare consapevoli del momento in cui si inizia a lavorare a qualcosa (In), per poi lavorare in modo ininterrotto e senza distrazioni per 5, 15 o più minuti (Do) e infine congratularsi con sé stessi per il risultato ottenuto (Win). Il “solito” Alfred Huberman, il il neuroscenziato autore del popolarissimo podcast “Huberman Lab“, conferma la validità del ciclo In-Do-Win ma… con una variante. Al termine di ogni ciclo invece di congratularsi con sé stessi si lancia una monetina; se esce testa ci si congratula con sé stessi, se esce croce si continua a lavorare senza nessuna particolare azione motivazionale. Secondo Huberman rendere randomico l’intervallo di tempo che intercorre tra un “premio” e l’altro migliora l’effetto motivazionale, impedendo che il cervello “faccia assuefazione” alle congratulazioni. Proviamo… personalmente trovo l’idea del Work Beat molto utile anche senza le autocongratulazioni finali, a cui onestamente non sono abituato.

Knowledge Management

Here's an image illustrating the concept of Knowledge Management, visualizing it as a form of documented communication among individuals, integrating traditional learning methods with modern technology.

Quando sento parlare di Knowledge Management mi vengono in mente una serie di mega-progetti aziendali dall’esito generalmente fallimentare. Mi ha fatto riflettere Tiago Forte con la sua definizione di Knowledge Management, riportata nel libro “The Para Method”; il Knowledge Management è una forma di comunicazione documentata con delle persone che avranno bisogno di informazioni in futuro. In pratica ognuno di noi dovrebbe pensare a quali informazioni potrebbero essere utili a sé stesso e agli altri in futuro, e dovrebbe confezionarle in una forma tale da renderle effettivamente fruibili. A questo proposito Tiago Forte fornisce anche alcuni suggerimenti pratici:

  • Scrivere le informazioni in modo da renderle interessanti e catturare l’attenzione
  • Garantire che le informazioni fornite siano precise e chiare.
  • Scrivere le informazioni dal punto di vista del lettore
  • Scrivere le informazioni con l’obiettivo di aiutare le persone a risolvere un loro problema
  • Ispirare le persone ad agire