Un Value Stream (flusso di valore in italiano) è l’insieme delle azioni che si svolgono per rilasciare valore a un cliente, dalla richiesta iniziale fino alla realizzazione del valore da parte del cliente. Il flusso di valore inizia con l’idea iniziale, passa attraverso varie fasi di sviluppo e prosegue con la consegna e l’assistenza. Un flusso di valore inizia e finisce sempre con un cliente. Si tratta di un concetto utilizzato in Agile e Lean, ma… risulta utile anche per la gestione dell’organizzazione personale. Vediamo come. Ognuno di noi, durante la propria vita, genera valore per sé stesso e per gli altri; generiamo valore quando lavoriamo, quando cresciamo i nostri figli, quando siamo vicini al nostro partner, quando interagiamo con i nostri amici… e anche quando ci godiamo un bel piatto di pasta.
I value stream più semplici sono fatti da tre soli passi:
- To Do (richieste di valore in attesa di essere soddisfatte)
- Doing (richieste di valore su cui sto lavorando)
- Done (richieste di valore completate)
Possiamo rappresentare tutte le richieste di valore che stiamo gestendo su una kanban board, che è semplicemente una lavagna (fisica o elettronica) su cui abbiamo disegnato tre colonne.
Tutto chiaro? Bene. Provate a scrivere su un foglio di carta tutti i flussi del valore in cui siete coinvolti, e il modo in cui questi generano valore. Ecco alcuni dei miei:
- Curare le piante (valore prodotto: la casa e l’ufficio sono più belli)
- Leggere libri (valore prodotto: mi diverto e capisco meglio la realtà che mi circonda)
- Fare la spesa (valore prodotto: la dispensa è sempre rifornita)
- Tenere corsi (valore prodotto: i partecipanti sono soddisfatti)
Questa visione ci fornisce una prospettiva completamente nuova per l’organizzazione personale; invece di parlare di esperienza produttiva possiamo parlare di esperienza di valore, e invece di parlare di esperienza improduttiva possiamo parlare di esperienza senza valore. Ma gli spunti che Lean e i Value Stream possono darci non finiscono qui….
Avete identificato i vostri flussi del valore? Ottimo. Oggi introduciamo tre nuovi concetti presi pari pari dal Kanban Method ma che – vedrete – si riveleranno utilissimi anche per chi applica GTD® o qualsiasi altro metodo di organizzazione personale. Il primo concetto si chiama Commitment Point, punto di impegno; il Commitment Point divide le richieste di valore che ci siamo impegnati a portare a termine dalle richieste di valore in attesa. È fondamentale stabilire un tempo massimo entro cui ci impegniamo a chiudere una richiesta che ha attraversato il Commitment Point. Andiamo sul pratico; è mattina e ho una lunga lista di Prossime Azioni da fare nel mio sistema. Devo decidere quali tra queste attraverseranno il Commitment Point; queste mi obbligo a chiuderle entro stasera.
Il secondo concetto si chiama WiP limit, numero limite delle attività in corso in un flusso del valore. È il numero massimo di Prossime Azioni che posso attivare contemporaneamente. Quindi… ogni mattina posso attivare un numero di Prossime Azioni al massimo pari al mio WiP limit. Siete liberi di sperimentare con il WiP limit, e scegliere il numero che vi dà la migliore esperienza di “flow”.
Il terzo concetto si chiama Delivery Point; è il momento in cui una prossima azione può considerarsi finita. È fondamentale definire prima di iniziare quale sia la condizione che consentirà alla Prossima Azione di attraversare il Delivery Point.
Interessante, no? E non è finita qui…
Breve riepilogo delle puntate precedenti: in tutti i casi in cui riceviamo un input e lo elaboriamo allo scopo di generare valore abbiamo un Value Stream. I Value Stream possono essere permanenti o temporanei; fare la spesa, ad esempio, è un Value Stream permanente, mentre organizzare una bella vacanza è un Value Stream temporaneo. In GTD® i Value Stream permanenti sono chiamati Aree di Responsabilità e di Interesse, mentre i Value Stream temporanei sono chiamati Progetti o Goal.
Ogni Value Stream è costituito da passi; il Value Stream più semplice è costituito dai passi To Do, Doing e Done (da fare, lo sto facendo, finito). In ogni Value Stream abbiamo un Commitment Point, che è una specie di casello autostradale; tutto quello che sta prima del Commitment Point non è stato ancora deciso, quello che sta dopo è stato deciso. In GTD® gli elementi che stanno prima del Commitment Point si chiamano “Un giorno – può darsi”, quelli che stanno dopo il Commitment Point si chiamano Prossime Azioni.
A cosa servono i Value Stream? I Value Stream servono a tracciare ciò che dobbiamo ancora fare, quello che stiamo facendo e quello che abbiamo già fatto. In questo i Value Stream sono più potenti di GTD®, perché ci danno la possibilità di valutare non solo le nostre Prossime Azioni, ma anche il lavoro già portato a termine.
I Value Stream ci consentono di creare un contesto per le nostre azioni; anche in questo caso i Value Stream sono più potenti di GTD®, perché abbiamo tanti contesti quanti sono i modi che abbiamo di generare valore, e non solo le “solite” liste casa / ufficio / computer etc. Con i Value Stream possiamo anche adottare quello che si chiama Balanced Throughput Approach, che in termini semplici sarebbe suddividere il nostro tempo in modo bilanciato tra tutti i nostri Value Stream (casa, famiglia, lavoro, amici, divertimento)….