Getting Things Done prima di David Allen

Copertina del libro Getting Things Done di Edwin C. Bliss

Chi mi segue da un po’ di tempo sa che ho pubblicato parecchi post in cui ho fatto notare come GTD® sia stato oggetto di innumerevoli tentativi di imitazione, come la Settimana Enigmistica. Approfondendo ho scoperto che anche David Allen si è “ispirato” a fonti precedenti. Guardate l’immagine aggiunta al post; si tratta del libro “Getting Things Done: The ABCs of Time Management” di Edwin C. Bliss, pubblicato per la prima volta nel 1976, e nuovamente nel 1991. Praticamente un quarto di secolo prima di GTD®. Il libro, che potete consultare gratuitamente nell’Internet Archive, https://archive.org , contiene un lungo elenco di trucchi di produttività in ordine alfabetico. Ad esempio questo: “Una scrivania disordinata è una perdita di tempo. Si può perdere tempo a cercare un file importante o a gestire la posta ‘spazzatura’ che avrebbe dovuto essere riciclata. È una distrazione di oggetti diversi che si trovano alla vista e che compromettono il filo dei pensieri. Ci si può concentrare solo su una cosa alla volta: avere sei file urgenti aperti contemporaneamente fa sì che non si presti la massima attenzione a nessuno di essi! Prendetevi 5 minuti alla fine della giornata per liberare la scrivania, mettere via i file e riciclare la posta indesiderata del giorno.”
Niente di nuovo sotto il sole…

Paper anchor e GTD®

L'immagine inizia con un mattino sereno, dove annoti le tue 5 azioni principali per la giornata su un pezzo di carta che rimane ben visibile accanto a te. Al termine della giornata, il pezzo di carta viene appallottolato e gettato via, pronti per iniziare di nuovo il giorno successivo.

Quando si inizia ad applicare GTD® è inevitabile riempire le liste prossime azioni di cose che non saranno mai portate a termine. Ricordo un partecipante a una mia sessione di coaching che aveva una lunghissima lista prossime azioni e aveva deciso di marcare con un asterisco le azioni che considerava urgenti. Purtroppo erano tantissime anche quelle, per cui a un certo punto decise di mettere due asterischi alle azioni “molto urgenti”, per poi dover mettere tre asterischi alle azioni “urgentissime”.

La soluzione definitiva a questo problema è imparare a valutare in maniera oggettiva durante la Weekly Review® quello che riusciremo davvero a fare durante la settimana; nel frattempo puoi provare un rapido sollievo utilizzando la tecnica Paper Anchor (ancora di carta), proposta tra gli altri da Juliet Funt . Applicarla è semplicissimo; al mattino scrivi su un pezzo di carta le 5 azioni che ritieni più importanti per la giornata, e tieni il pezzo di carta bene in vista accanto a te per tutta la giornata. Arrivato a sera appallottola il pezzo di carta e buttalo via, anche se non hai completato le azioni; domattina ne scriverai uno nuovo. Fammi sapere se per te ha funzionato!

Bucket list

Per sette anni ho tenuto corsi GTD® Level 1 sentendo Rosa (il cartoon protagonista dei video del corso) parlare di “bucket lists” per indicare le liste GTD®, ma senza mai capire perché si parlasse di “liste secchio”. Finalmente (meglio tardi che mai…) ho scoperto che il termine fa riferimento all’espressione inglese “before you kick the bucket”, che ha un significato simile al nostro modo di dire “prima di tirare le cuoia”; in pratica prima di morire. Una “Bucket List” è dunque una lista delle cose che vogliamo fare prima di morire. Il termine è stato reso popolare dal film “The Bucket List”, con Jack Nicholson e Morgan Freeman, uscito in Italia con il titolo “Non è mai troppo tardi”. La trama del film segue un ricco signore a cui viene diagnosticato un sarcoma al cervello. Purtroppo, gli restano solo 6 mesi di vita. Consapevole della sua imminente morte e spinto dal suo compagno di stanza in ospedale, che è anch’egli terminale, decide di compilare una lista di cose da fare prima di morire; la Bucket List

Le dieci abitudini di ZTD

Mostra un ambiente sereno e organizzato, simboleggiando la semplicità e la tranquillità della ZTD, e integra sottilmente le soluzioni che offre ai problemi comuni incontrati con GTD.

No, non mi sono sbagliato… ZTD è una metodologia di produttività individuale suggerita da Leo Babauta a chi ha problemi a implementare GTD®. Secondo Babauta i problemi che si possono incontrare con GTD® sono cinque:

  1. GTD® richiede l’introduzione contemporanea di troppe nuove abitudini
  2. GTD® non si concentra sull’esecuzione dei task
  3. GTD® ha troppa poca struttura per la maggior parte delle persone
  4. GTD® tende a farci fare troppe cose
  5. GTD® non si concentra abbastanza sui nostri obiettivi

Per risolvere questi problemi Babauta suggerisce di introdurre (una – due alla volta) queste dieci abitudini:

  1. Annotate tutti i compiti, le idee, i progetti o altre informazioni che vi vengono in mente.
  2. Prendete decisioni rapide su ciò che avete annotato, non rimandate.
  3. Elencate ogni settimana gli obiettivi più importanti che volete realizzare e schedulateli. Ogni giorno, create un elenco di 1-3 Most Important Task.
  4. Svolgete un compito alla volta, senza distrazioni
  5. Create semplici liste To-Do, da controllare ogni giorno
  6. Mettete le cose al loro posto, subito, invece di accumularle per ordinarle in seguito.
  7. Rivedete settimanalmente il sistema e gli obiettivi
  8. Riducete i vostri obiettivi e compiti a ciò che è essenziale
  9. Stabilite e mantenete delle routine
  10. Cercate un lavoro che vi appassioni

Il metodo Ivy Lee

Ivy Lee

Come sapete negli ultimi otto anni ho insegnato a molte centinaia di persone a utilizzare il metodo GTD®, pensando che fosse il metodo di produttività migliore disponibile su piazza. Personalmente devo molto a GTD® e al team della David Allen Company; oggi però mi sono convinto che il metodo migliore di produttività… semplicemente non esiste. Ci sono molte idee in circolazione, alcune molto diffuse, altre meno, e chiunque di noi può costruire un metodo personalizzato basandosi sulle pratiche disponibili, a seconda delle proprie necessità. Prendiamo ad esempio un metodo “storico”, il metodo Ivy Lee; è incredibilmente semplice, ma sono certo che può migliorare la produttività di parecchie persone – anche di chi già applica GTD®.  Il metodo risale al 1918, quando Charles Schwab, presidente della Bethlehem Steel Corporation, chiese a un business consultant (Ivy Lee, nella foto) di illustrare ai propri dirigenti un metodo per portare a casa più risultati. Ecco il metodo:

1. Alla fine di ogni giornata lavorativa, scrivete le sei cose più importanti che dovrete realizzare domani. Non scrivete più di sei task.

2. Mettete in priorità questi sei task in base alla loro reale importanza.

3. Iniziando a lavorare il giorno successivo concentratevi solo sul primo compito. Lavorate fino a quando il primo compito è terminato prima di passare al secondo.

4. Affrontate il resto dell’elenco nello stesso modo. Alla fine della giornata, spostate le voci non concluse in un nuovo elenco di sei compiti per il giorno successivo.

5. Ripetete questo processo ogni giorno lavorativo.

Semplice, no? Buon divertimento….

Utilizzo del Pomodoro Core Process

Timer da cucina a forma di pomodoro

Utilizzo il Pomodoro Core Process da molto prima di conoscere GTD®. Anche se penso lo conosciate tutti ne riepilogo i passi principali:

1. Scegliere un task

2. Impostare un Pomodoro Timer a 25 minuti

3. Lavorare sul task fino a quando il timer non suona, quindi marcare il task come completato

4. Fare una breve pausa (iniziare con 5 minuti)

5. Ogni 4 Pomodoro fare una pausa più lunga

Il Pomodoro Core Process è il cuore della Pomodoro Technique, un approccio alla produttività personale “tipo GTD®” ideato da Francesco Cirillo, https://francescocirillo.com/products/the-pomodoro-technique

In passato ho usato il Pomodoro solo in modalità “Deep Work”, ovvero quando dovevo rimanere concentrato per lunghi periodi di tempo, ad esempio per realizzare il materiale di un corso.

Ho deciso di estendere l’uso della tecnica a tutte le attività di una  giornata, corsi esclusi, in modo da valutare con buona precisione a fine giornata quanto tempo ho dedicato alle diverse attività lavorative. Utilizzo per questo scopo una vecchia app gratuita su Mac, che si chiama Pomodoro Desktop e che temo non sia più disponibile. Trovo anche utilissimo il ticchettio di sottofondo dell’app, che mi aiuta a rimanere concentrato ricordandomi che per 25 minuti non devo accettare distrazioni. In un prossimo post vi racconterò in che modo ho integrato il Pomodoro nel mio sistema di organizzazione personale.

Interstitial journaling

persona che scrive su un quaderno avendo accanto un macbook

L’Interstitial Journaling (IJ) è stato introdotto da Tony Stubblebine, il CEO di Medium. L’idea di base è molto semplice; invece di tener traccia delle cose da fare con una To-Do List, ne teniamo traccia con un diario, cartaceo o digitale. Si tratta di introdurre nelle nostre routine una piccola abitudine aggiuntiva; ogni volta che cambiamo contesto annotiamo su carta o in modo digitale le seguenti informazioni:

  1. L’orario
  2. Riflessioni sull’attività appena terminata
  3. Riflessioni sulla prossima attività a cui vi dedicherete

Questa idea semplicissima mi sembra geniale, e inizierò ad applicarla oggi stesso. I benefici sembrano numerosi:

  • pianificazione accurata della prossima azione, e del relativo materiale di riferimento
  • registrazione delle lezioni apprese dalle attività precedenti
  • tracking del tempo impiegato in ogni azione
  • tracking del tempo perso per interruzioni e distrazioni
  • consapevolezza dei cambi contesto, ecc…

Per ulteriori approfondimenti potete leggere questo articolo di Ryder Carroll in cui l’autore mostra come incorporare l’Interstitial Journaling nel metodo Bullet Journal, o l’articolo originale di Tony Stubblebine.

Ciclo In – Do – Win

L'immagine illustra il ciclo In-Do-Win di Mike Williams

Il concetto di Work Beat è uno dei fondamenti del metodo di produttività individuale “Doing To Done™” di Mike Williams. In pratica Doing To Done suggerisce di diventare consapevoli del momento in cui si inizia a lavorare a qualcosa (In), per poi lavorare in modo ininterrotto e senza distrazioni per 5, 15 o più minuti (Do) e infine congratularsi con sé stessi per il risultato ottenuto (Win). Il “solito” Alfred Huberman, il il neuroscenziato autore del popolarissimo podcast “Huberman Lab“, conferma la validità del ciclo In-Do-Win ma… con una variante. Al termine di ogni ciclo invece di congratularsi con sé stessi si lancia una monetina; se esce testa ci si congratula con sé stessi, se esce croce si continua a lavorare senza nessuna particolare azione motivazionale. Secondo Huberman rendere randomico l’intervallo di tempo che intercorre tra un “premio” e l’altro migliora l’effetto motivazionale, impedendo che il cervello “faccia assuefazione” alle congratulazioni. Proviamo… personalmente trovo l’idea del Work Beat molto utile anche senza le autocongratulazioni finali, a cui onestamente non sono abituato.

Ladri di tempo

artistic representation of the concept of a 'Time Thief', capturing the elusive and mysterious nature of time.

Juliet Funt, l’autrice del libro Whitespace, ha individuato quattro fattori della nostra vita che in genere sono positivi, ma se li portiamo all’estremo rubano il tempo della nostra vita. Eccoli.

Ladro di tempo #1 – Drive / Overdrive. La motivazione (Drive) è fondamentale per raggiungere un obiettivo, ma… se cerchiamo di cogliere troppi obiettivi (Overdrive) otterremo risultati peggiori.

Ladro di tempo #2 – Excellence / Perfectionism. Lavorare bene (Excellence) è importante, cercare la perfezione (Perfectionism) è pericoloso.

Ladro di tempo #3 – Information / Overload. Informarsi (Information) è importante, lasciarsi trascinare dalla quantità enorme di informazioni disponibili (Overload) è pericoloso.

Ladro di tempo #4 – Activity / Frenzy. Essere attivi (Activity) è importante, la frenesia (Frenzy) è pericolosa.

Morale; ogni volta che aggiungiamo un’azione o un progetto al nostro sistema GTD® dobbiamo accertarci di non essere vittima dei Ladri di Tempo. A questo scopo possono essere utili le Quattro Domande di Juliet Funt;

  • C’è qualcosa di cui posso fare a meno?
  • Quando il risultato che ho ottenuto è già abbastanza buono?
  • Di quali informazioni ho davvero bisogno?
  • Che cosa merita la mia attenzione?

GTD® vs. ZTD®

L'immagine illustra il concetto di organizzazione dei compiti e di gestione delle priorità, mostrando il contrasto tra l'approccio intricato e strutturato di GTD® e quello snello e minimalista di ZTD.

Zen To Done (per gli amici ZTD®) è un metodo di produttività proposto da Leo Babauta come alternativa a GTD®.

Secondo Babauta molte persone hanno difficoltà ad applicare GTD®, per cinque motivi fondamentali:

  1. GTD® consiste in una serie di cambiamenti di abitudini. Molte persone hanno difficoltà a cambiare diverse abitudini tutte insieme, e abbandonano il metodo. Tra l’altro GTD® non fornisce un metodo pratico per cambiare abitudini.
  2. GTD® non si concentra a sufficienza sull’esecuzione delle attività. Secondo Babauta più che chiamarsi Getting Things Done® dovrebbe chiamarsi Getting Things in Our Trusted System.
  3. Per molte persone GTD® non è abbastanza strutturato; ad esempio l’indicazione di decidere al momento sulle priorità può generare confusione.
  4. GTD® non fa discriminazione tra gli input della nostra vita, di conseguenza molte persone mettono troppe cose nelle loro liste e vengono sopraffatte.
  5. GTD® non si concentra abbastanza sugli obiettivi personali, essendo un sistema bottom-up.

Ho riflettuto sulle posizioni di Babauta, giungendo alle seguenti conclusioni.

  1. È vero che GTD® richiede di cambiare molte abitudini, ma è anche vero che anche mettendo in pratica un solo suggerimento del libro si ottengono dei benefici. Nonostante ciò sarebbe utile definire un approccio graduale all’implementazione del metodo.
  2. È vero, GTD® non fornisce alcuna indicazione sull’esecuzione delle attività. Sarebbe utile fornire indicazioni pratiche sulla pianificazione e il controllo del lavoro, ad esempio come quelle viste in ETP™.
  3. Assegnare le priorità in modo dinamico non è soltanto un suggerimento di GTD®, ma di tutti i metodi moderni di Project Management. È però possibile fornire degli schemi di ragionamento per assegnare le priorità alle attività, come avviene ad esempio in Kanban.
  4. GTD® raccomanda di porre attenzione a dove poniamo la nostra attenzione, per evitare di focalizzarci su cose irrilevanti. Credo che illustrare in modo più chiaro gli Orizzonti di Attenzione potrebbe aiutare le persone a sentirsi meno sopraffatte.
  5. Valgono le considerazioni fatte in 4)

In un prossimo post vedremo in che modo ZTD – Zen To Done suggerisce di affrontare e risolvere i cinque problemi riscontrati da Leo Babauta in GTD®.