Prendere note in un contesto professionale

L'immagine rappresenta il concetto di prendere appunti in un contesto professionale, con un'atmosfera calma e focalizzata.

Siamo Knowledge Worker, il che significa che il nostro lavoro è basato sulla conoscenza. Per lavorare bene abbiamo bisogno di Knowledge Management. D’accordo con Tiago Forte abbiamo stabilito che il Knowledge Management  è una forma di comunicazione documentata con delle persone che avranno bisogno di informazioni in futuro. Fin qui tutto OK; adesso come si fa a catturare la conoscenza in modo che possa essere trasmessa? Risposta banale; prendiamo nota delle informazioni nuove e rilevanti con cui entriamo in contatto. Peccato però che nessuno di noi sia stato formato a questo scopo; siamo stati tutti formati per prendere note in ambito scolastico, non in ambito professionale. E l’ambito professionale è profondamente diverso da quello scolastico, per i seguenti motivi:

  • Nel modo del lavoro non è affatto chiaro cosa debba essere annotato.
  • Nessuno ci dice quando o come verranno utilizzate le note.
  • Il “test” può arrivare in qualsiasi momento e in qualsiasi forma. 
  • È possibile fare riferimento alle note in qualsiasi momento, a patto di averle prese.
  • Ci si aspetta che si agisca sulle proprie note, non solo che le si rigurgiti.

Morale; alla base di un sistema di Knowledge Management c’è la capacità di ogni membro dell’organizzazione di catturare informazioni sotto forma di note. Per catturare note in modo efficace c’è bisogno di un metodo. Io utilizzo da qualche tempo con successo il metodo Zettelkasten, definito nel secolo scorso dal sociologo Niklas Luhmann, che ha come obiettivo la creazione di una vera e propria rete di concetti. Quella che vedete in figura è la rappresentazione grafica della mia knowledge base implementata su Obsidian; vi farò vedere come funziona in uno dei miei prossimi post.

Knowledge Management

Here's an image illustrating the concept of Knowledge Management, visualizing it as a form of documented communication among individuals, integrating traditional learning methods with modern technology.

Quando sento parlare di Knowledge Management mi vengono in mente una serie di mega-progetti aziendali dall’esito generalmente fallimentare. Mi ha fatto riflettere Tiago Forte con la sua definizione di Knowledge Management, riportata nel libro “The Para Method”; il Knowledge Management è una forma di comunicazione documentata con delle persone che avranno bisogno di informazioni in futuro. In pratica ognuno di noi dovrebbe pensare a quali informazioni potrebbero essere utili a sé stesso e agli altri in futuro, e dovrebbe confezionarle in una forma tale da renderle effettivamente fruibili. A questo proposito Tiago Forte fornisce anche alcuni suggerimenti pratici:

  • Scrivere le informazioni in modo da renderle interessanti e catturare l’attenzione
  • Garantire che le informazioni fornite siano precise e chiare.
  • Scrivere le informazioni dal punto di vista del lettore
  • Scrivere le informazioni con l’obiettivo di aiutare le persone a risolvere un loro problema
  • Ispirare le persone ad agire

Herbert Simon e l’Information Overload

Ecco un'immagine che rappresenta il concetto di "Information Overload". Mostra una persona seduta alla scrivania, sopraffatta da un'enorme onda composta di vari elementi mediatici, simboleggiando la quantità schiacciante di informazioni.

Tutti gli autori di produttività individuale parlano di Information Overload, spesso citando una frase dell’economista Herbert Simon: “Ciò che consuma l’informazione è piuttosto ovvio: consuma l’attenzione di chi la riceve. Quindi una ricchezza di informazioni crea una povertà di attenzione”. Ad esempio Tiago Forte scrive “L’accesso istantaneo alla conoscenza del mondo attraverso Internet avrebbe dovuto educarci e informarci, ma ha invece creato una scarsità di attenzione in tutta la società”.

È lo stesso Herbert Simon a smentire questo punto di vista, quando scrive “Il sovraccarico di informazioni è nella mente di chi legge. Le informazioni non devono essere elaborate solo perché ci sono. Il filtraggio da parte di programmi intelligenti è la parte principale della risposta”. Morale; consultare informazioni è fondamentale, ma porta via tempo. Di conseguenza dobbiamo evitare di consultare informazioni che non ci servono (esempio; le news!) e dobbiamo utilizzare sistemi in grado di conservare e comprimere le informazioni che ci servono in modo intelligente. Non dobbiamo conservare informazioni quando il costo di estrarre le informazioni dall’ambiente è superiore al costo di elaborarle e conservarle.