Esperimenti di produttività individuale

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Esattamente un anno fa ho iniziato a utilizzare il metodo Bullet Journal come supporto alla mia applicazione del metodo GTD®. Insieme a GTD® e Bullet Journal ho studiato e sperimentato tecniche ed approcci provenienti da altri autori; Personal Kanban, di Jim Benson e Tonianne DeMaria Barry, DTD di Mike Williams e PARA di Tiago Forte, ma anche Francesco Cirillo con la sua Pomodoro Technique, Nir Eyal con il suo Indistractable., e tanti altri. In una nuova serie di post vi racconterò che cosa ne è uscito fuori.

Aree di responsabilità

Livello 2 degli orizzonti di attenzione GTD®, oggi lo uso molto meno. Secondo me le aree di responsabilità servono solo a verificare quanto tempo dedichiamo a ciascuna delle “fette” della nostra vita; senza farla tanto complicata tengo sotto controllo tre “fette” denominate Io, Famiglia e Lavoro, e verifico quanto tempo dedico ogni settimana a ciascuna fetta.

Calendario

L’uso che faccio del calendario è rimasto sostanzialmente inalterato. Uso Google Calendar, sincronizzato con iCal e con Todoist, per la gestione dei miei impegni quotidiani. Le persone che vogliono prendere un appuntamento direttamente sul mio calendario possono farlo utilizzando Calendly. Non uso appuntamenti a giornata intera. Applico le tecniche del Timeboxing e del Timeblocking, insieme alla Pomodoro technique (vedi più avanti).

Chiarire

Secondo passo del workflow GTD®, fino a un anno fa lo consideravo fondamentale, oggi non lo applico praticamente più. Consiste nel trasformare ciò che è stato intercettato (vedi) in modo da ricondurlo a sei categorie fondamentali; cestino, riferimento, incubazione, azione delegata, progetto, prossima azione. Oggi ciò che è stato intercettato resta nel mio diario giornaliero sul mio Bullet Journal (vedi) e viene eventualmente migrato in seguito (vedi) in un’altra pagina.

Liste 

In GTD® esistono quattro liste fondamentali (Progetti, Prossime Azioni, In attesa, Calendario) e due liste opzionali (Agenda e Un giorno / Può darsi). Un anno fa avevo tutte le liste su Todoist (vedi), oggi non ho più le liste GTD®, ma una sequenza di Diari Giornalieri (vedi) in cui registro azioni, note, stati d’animo ed eventi.  

Pomodoro Technique

Come sapete questa tecnica consiste nell’alternare intervalli di lavoro concentrato della durata di 25’ con pause della durata di 5’. Ogni quattro pomodori da 25’ faccio una pausa lunga di 20. Utilizzo come app a supporto di Pomodoro BeFocused, che sincronizza i miei dati su Mac, iPhone e Apple Watch. Di BeFocused trovo indispensabile il ticchettio dell’app che simula quello del pomodoro da cucina, e mi ricorda che non devo distrarmi. Sono anche molto utili i report del tempo che ho impiegato per svolgere una certa attività e che mi consentono di stimare la durata del mio lavoro con buona precisione. Il concetto di Workbeat in Doing To Done è molto simile (vedi).

Progetti

In GTD® un progetto è un risultato costituito da più passi che può essere raggiunto al massimo entro un anno.

La lista progetti è una delle liste fondamentali di GTD®; oggi come oggi la uso molto meno di una volta. Questo perché applico un suggerimento di Tiago Forte; un progetto è veramente tale se ha una data di scadenza fissa, altrimenti non è un progetto (secondo Tiago Forte è un sogno, non sono d’accordo). Il materiale relativo ai progetti è archiviato su cartelle della mia posta elettronica e/o su cartelle del file system del mio Mac, in accordo con la lettera P del sistema PARA (vedi)

Timeboxing

Questa tecnica consiste nel riservare un intervallo di tempo avendo deciso a priori per cosa si intende utilizzarlo. Utilizzo questa tecnica insieme alla tecnica Pomodoro (vedi)

Timeblocking

Questa tecnica consiste nel riservare un intervallo di tempo senza specificare per cosa lo si utilizzerà. In genere quando ho una giornata di tempo discrezionale a mia disposizione la blocco per evitare che persone richiedano appuntamenti utilizzando Calendly.

Workbeat

Tecnica proposta da Mike Williams in Doing To Done che consiste nell’individuare nel corso della giornata intervalli di tempo caratterizzati da un’intenzione specifica; gli intervalli possono durare cinque minuti, quindici minuti o più di quindici minuti. Ogni intervallo inizia in modo consapevole (IN), prosegue con l’esecuzione di un’attività specifica (DO) e termina con il riconoscimento di aver completato l’attività (WIN)

Progetti GTD® ed esistenzialismo

Da qualche tempo a questa parte sto riflettendo sul concetto GTD® di progetto, ovvero “qualsiasi risultato che desiderate ottenere in un intervallo di tempo di circa un anno e che richiede più di un’azione per essere completato”. L’idea è intrigante, ma pericolosa; nel momento in cui individuiamo un possibile risultato ipotizziamo che questo ci renderà felici nel futuro, ma senza averne alcuna prova certa. Inoltre, anche se proveremo soddisfazione, questa sarà di breve durata, per il fenomeno dell’adattamento edonico. Ho scoperto di recente che il concetto di “progetto” per un individuo è fondamentale negli esistenzialisti, e in modo particolare in Heidegger e Sartre.

Per Heidegger, il concetto di “progetto” è centrale nella sua analisi dell’esistenza umana o “Dasein”. Nel suo “Essere e tempo”, Heidegger utilizza il termine “Entwurf” (che può essere tradotto come “progetto” o “bozza”) per descrivere come il Dasein è sempre già lanciato in un processo di autocomprensione e interpretazione del mondo. Il Dasein esiste progettando se stesso verso possibilità future; è essenzialmente in uno stato di divenire, determinato dalle scelte e dalle possibilità che persegue. Questo progetto non è qualcosa di statico ma è un processo dinamico attraverso il quale il Dasein si realizza nel mondo.

Jean-Paul Sartre, dal canto suo, pone un’enfasi particolare sulla libertà e sulla scelta individuale. Per Sartre, il “progetto” riflette l’essenza dell’esistenza umana come libertà di scegliere e di dare significato al mondo. Gli esseri umani sono condannati a essere liberi, il che significa che sono sempre impegnati nella creazione di se stessi attraverso i loro progetti. Questi progetti sono modi attraverso i quali gli individui trascendono la loro situazione attuale e si dirigono verso il futuro, costantemente definendo e ridefinendo il loro essere.

Confrontando queste idee con il punto di vista di GTD® mi sembra più opportuno pensare ai progetti come azioni, piuttosto che come punto di arrivo; invece di chiederci come potremmo essere in futuro dovremmo chiederci come dovremmo agire oggi. Che ne pensate?