Esperimenti di produttività individuale

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Esattamente un anno fa ho iniziato a utilizzare il metodo Bullet Journal come supporto alla mia applicazione del metodo GTD®. Insieme a GTD® e Bullet Journal ho studiato e sperimentato tecniche ed approcci provenienti da altri autori; Personal Kanban, di Jim Benson e Tonianne DeMaria Barry, DTD di Mike Williams e PARA di Tiago Forte, ma anche Francesco Cirillo con la sua Pomodoro Technique, Nir Eyal con il suo Indistractable., e tanti altri. In una nuova serie di post vi racconterò che cosa ne è uscito fuori.

Aree di responsabilità

Livello 2 degli orizzonti di attenzione GTD®, oggi lo uso molto meno. Secondo me le aree di responsabilità servono solo a verificare quanto tempo dedichiamo a ciascuna delle “fette” della nostra vita; senza farla tanto complicata tengo sotto controllo tre “fette” denominate Io, Famiglia e Lavoro, e verifico quanto tempo dedico ogni settimana a ciascuna fetta.

Calendario

L’uso che faccio del calendario è rimasto sostanzialmente inalterato. Uso Google Calendar, sincronizzato con iCal e con Todoist, per la gestione dei miei impegni quotidiani. Le persone che vogliono prendere un appuntamento direttamente sul mio calendario possono farlo utilizzando Calendly. Non uso appuntamenti a giornata intera. Applico le tecniche del Timeboxing e del Timeblocking, insieme alla Pomodoro technique (vedi più avanti).

Chiarire

Secondo passo del workflow GTD®, fino a un anno fa lo consideravo fondamentale, oggi non lo applico praticamente più. Consiste nel trasformare ciò che è stato intercettato (vedi) in modo da ricondurlo a sei categorie fondamentali; cestino, riferimento, incubazione, azione delegata, progetto, prossima azione. Oggi ciò che è stato intercettato resta nel mio diario giornaliero sul mio Bullet Journal (vedi) e viene eventualmente migrato in seguito (vedi) in un’altra pagina.

Liste 

In GTD® esistono quattro liste fondamentali (Progetti, Prossime Azioni, In attesa, Calendario) e due liste opzionali (Agenda e Un giorno / Può darsi). Un anno fa avevo tutte le liste su Todoist (vedi), oggi non ho più le liste GTD®, ma una sequenza di Diari Giornalieri (vedi) in cui registro azioni, note, stati d’animo ed eventi.  

Pomodoro Technique

Come sapete questa tecnica consiste nell’alternare intervalli di lavoro concentrato della durata di 25’ con pause della durata di 5’. Ogni quattro pomodori da 25’ faccio una pausa lunga di 20. Utilizzo come app a supporto di Pomodoro BeFocused, che sincronizza i miei dati su Mac, iPhone e Apple Watch. Di BeFocused trovo indispensabile il ticchettio dell’app che simula quello del pomodoro da cucina, e mi ricorda che non devo distrarmi. Sono anche molto utili i report del tempo che ho impiegato per svolgere una certa attività e che mi consentono di stimare la durata del mio lavoro con buona precisione. Il concetto di Workbeat in Doing To Done è molto simile (vedi).

Progetti

In GTD® un progetto è un risultato costituito da più passi che può essere raggiunto al massimo entro un anno.

La lista progetti è una delle liste fondamentali di GTD®; oggi come oggi la uso molto meno di una volta. Questo perché applico un suggerimento di Tiago Forte; un progetto è veramente tale se ha una data di scadenza fissa, altrimenti non è un progetto (secondo Tiago Forte è un sogno, non sono d’accordo). Il materiale relativo ai progetti è archiviato su cartelle della mia posta elettronica e/o su cartelle del file system del mio Mac, in accordo con la lettera P del sistema PARA (vedi)

Timeboxing

Questa tecnica consiste nel riservare un intervallo di tempo avendo deciso a priori per cosa si intende utilizzarlo. Utilizzo questa tecnica insieme alla tecnica Pomodoro (vedi)

Timeblocking

Questa tecnica consiste nel riservare un intervallo di tempo senza specificare per cosa lo si utilizzerà. In genere quando ho una giornata di tempo discrezionale a mia disposizione la blocco per evitare che persone richiedano appuntamenti utilizzando Calendly.

Workbeat

Tecnica proposta da Mike Williams in Doing To Done che consiste nell’individuare nel corso della giornata intervalli di tempo caratterizzati da un’intenzione specifica; gli intervalli possono durare cinque minuti, quindici minuti o più di quindici minuti. Ogni intervallo inizia in modo consapevole (IN), prosegue con l’esecuzione di un’attività specifica (DO) e termina con il riconoscimento di aver completato l’attività (WIN)

Intention journal e GTD®

Il journaling è una tecnica potente, menzionata anche da David Allen. Leggete cosa scrive sulla home page di GTD® Connect, la community degli utenti del metodo (la traduzione è mia); “Da qui nasce questo Diario delle intenzioni. È il luogo in cui potete catturare le vostre immagini di successo e i fattori scatenanti che migliorano la prospettiva e farveli rivivere, ogni volta che lo desiderate. Possono spaziare dal banale (“avere il nuovo assunto a bordo e sul cruise control”) al sublime (“sperimentare la libertà di vivere in accordo con i miei valori più alti”) – è il vostro gioco da giocare come volete.

Tagliate e incollate le citazioni ispiratrici per vederle ogni quattro o quarantasette giorni. Attivate una nota tre giorni prima di un discorso chiave per ricordarvi di immaginare un evento di grande successo. Stabilite alcuni obiettivi e ricordateli a intervalli interessanti. Scrivete un paragrafo su ciò che sperate sia vero nel vostro lavoro entro la fine dell’anno, mettetelo nel diario e a Capodanno leggete quanto bene lo avete programmato (anche se vi siete dimenticati di averlo fatto!).”

Interstitial journaling

persona che scrive su un quaderno avendo accanto un macbook

L’Interstitial Journaling (IJ) è stato introdotto da Tony Stubblebine, il CEO di Medium. L’idea di base è molto semplice; invece di tener traccia delle cose da fare con una To-Do List, ne teniamo traccia con un diario, cartaceo o digitale. Si tratta di introdurre nelle nostre routine una piccola abitudine aggiuntiva; ogni volta che cambiamo contesto annotiamo su carta o in modo digitale le seguenti informazioni:

  1. L’orario
  2. Riflessioni sull’attività appena terminata
  3. Riflessioni sulla prossima attività a cui vi dedicherete

Questa idea semplicissima mi sembra geniale, e inizierò ad applicarla oggi stesso. I benefici sembrano numerosi:

  • pianificazione accurata della prossima azione, e del relativo materiale di riferimento
  • registrazione delle lezioni apprese dalle attività precedenti
  • tracking del tempo impiegato in ogni azione
  • tracking del tempo perso per interruzioni e distrazioni
  • consapevolezza dei cambi contesto, ecc…

Per ulteriori approfondimenti potete leggere questo articolo di Ryder Carroll in cui l’autore mostra come incorporare l’Interstitial Journaling nel metodo Bullet Journal, o l’articolo originale di Tony Stubblebine.